ビジネス文書のいろいろ
ビジネス文書とは、状況に合った、正確で簡潔な内容であることがだいじです。
ビジネス文書を出すにあたって、適切なタイミング、上司や取引先の承認など取り扱いのルールといった、たくさんの要素が詰まった、大切なビジネスツールです。
メールでは、指示を受けたり、報告したり、確認したりといった伝達に欠かせません。
口頭で受けた指示や、会議の内容についてメモをとりメールでまとめて確認したり、会議の結果について報告することは、お互いの認識の確認にもなり、ビジネスマンとして確実な仕事の姿勢とマナーを印象付けます。
ビジネスメールでは、自分と相手という1対1のやりとりではなく、関連者やお互いの上司にもコピーを送付しておくと、報告を兼ねることはもちろんですが、自分の仕事やメールの重要さをアピールすることができます。
年少だったり、取引関係などで自分が下でも、会社の一員としてこの仕事を責任持ってやっているというバックアップとして、ぜひメールはコピー(CCと一般にいいます)を関連者にも送付しましょう。
ビジネス文書では、メール以外にもさまざまな社内・社外書類があります。
社内文書の例としては、指示、報告、確認といった基本的なものから、宴会の案内、出欠の返答など、人間関係を構成するものまでさまざまです。
社外文書の例としては、挨拶状、資料の送付、ファックスの頭付け、見積もりや発注、請求書、お詫び、クレーム、督促などがあり、どれも会社の顔としてたいへん重要な書類です。
ビジネス文書を社外に出す場合は、自分で作成していきなり送付するのではなく、上司や社長の承認が必要なことも多いので、よくルールを確認しましょう。